digitale verwaltungsprozesse

Gesamtheitliches Projektvorgehen für kommunale Services im Einwohner-Portal

Für rentable Digitalisierungsvorhaben braucht es grundsätzlich eine gewisse Masse an Geschäftsfällen. Besonders in kleinen Gemeinden oder Organisationen sind diese oft nicht vorhanden. Folglich ist die Frage nach Aufwand und Ertrag neben dem oft fehlenden Digitalisierungs-Know-how ein Verhinderer, um die Digitalisierung von Services und Prozessen voranzutreiben. In der Gemeindelandschaft stellt sich zusätzlich die Frage, ob es sinnvoll ist, unzählige Insellösungen zu schaffen. Aus diesem Grund drängt sich eine kantonale Portallösung mit der Einbindung von kommunalen Services in vielen Kantonen auf. Darum haben wir ein gesamtheitliches Projektvorgehen entwickelt, wie Gemeinden kommunale Services gemeinsam mit dem Kanton in ein gemeinsames Einwohner-Portal integrieren können. Im Kanton Aargau befindet sich dieses unter dem Namen Fit4Digital (www.f4d.ch) in der Umsetzung.

Ihre Fragen

  • Welche Schritte sind notwendig, um meine bestehenden Services auf ein Einwohner-Portal zu bekommen?
  • Welche Organisation benötigt es, um gemeindeübergreifend und gemeinsam mit dem Kanton ein Einwohner-Portal zu schaffen?
  • Wie können die Fachexperten in der Verwaltung in diese Arbeiten einbezogen werden?
  • Was muss ich tun, um meine Mitarbeitenden für die Veränderungen zu begeistern und sie mitzunehmen?
  • Wie unterscheiden sich kundenzentrierte Services im Vergleich zu verwaltungszentrierten Services?
  • Zahlt sich dieser gemeinsame Weg aus?

Unsere Antworten

Unser gesamtheitlicher Ansatz, um kommunale Services in ein mit dem Kanton gemeinsames Online-Portal zu überführen umfasst insgesamt drei Dimensionen, diese sind: Portallösung, Public Innovators und Arbeitsweise intern. Mit der Dimension Portallösung wird die technische Basisinfrastruktur für das Portal gegenüber den Verwaltungskunden geschaffen. Die Gemeinschaft der Public Innovators setzt sich aus Personen aus den kommunalen Verwaltungen und den Verwaltungskunden zusammen. In thematischen Workshops (bspw. Persönliches, Bauen, Soziales) werden bestehende Services aufgenommen, analysiert und schliesslich digitalisiert, damit sie in die Portallösung integriert werden können. In diesem Schritt wird berücksichtigt, dass die Prozesse zu den unterschiedlichen Services in die bestehenden Fachapplikationen integriert werden müssen. In der Dimension «Arbeitsweise intern» werden die notwendigen organisatorischen Veränderungen in den Verwaltungseinheiten aufgenommen und mit gezielten Massnahmen unterstützt. Folgende Aufzählung zeigt eine Übersicht über die Aktivitäten mit unserem gesamtheitlichen Ansatz:

  • Abschluss einer Rahmenvereinbarung zwischen den Gemeinden und dem Kanton
  • Bildung einer geeigneten kommunalen Organisation für die Umsetzung des Vorhabens
  • Evaluation und Einführung einer Portallösung mit dem Kanton
  • Durchführung von Workshops mit den Public Innovators für die fachliche Definition der kommunalen Services
  • Definition von standardisierten Services für die Integration ins Portal
  • Verhandlungen und Begleitung der Verträge mit den Fachapplikationsanbietern, um die Services über Schnittstellen zu integrieren
  • Aufbau einer Schulungs- und Supportorganisation
  • Go-Live des Portals

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